メールの効率が誰でも簡単に上がる方法５選【１日１００件さばく私が保証します】

あおさです。

こんなお悩み抱えていませんか？

メールはビジネスを進める上での基本スペックであり、処理スピードによって大きな差が出ます。

１日１００件以上のメールをさばく私が、メールの効率が誰でも簡単に上がる方法５選をお教えします。※基本的な考え方も含まれるので、読むだけでも多少の効率UPする人もいると思います。

【この記事を勧めたい人】

では始めましょう！

メールの効率が誰でも簡単に上がる方法５選

皆さん、メールボックスに過去のメールを残していませんか？

それ、絶対にNGです。なぜなら、目に入る文字数が多いと例え読んでいないとしても、目と脳は確実に消耗するからです。ボックスにメールが残っているだけでついつい読んでしまう、その数秒は確実に無駄です。アーカイプかボックス振り分けをして、処理したメールは目に入らないようにしましょう。

助詞は言葉と言葉の間に使うことで方向や目的を整理する働きがありますが、助詞がなければ理解できないメールはほとんどありません。例えば、

・明日の17時迄に資料Aと資料Bを３部印刷して、２００会議室に１６時５０分までに置いてください。

という分を助詞を除いてみると

・明日　17時迄　資料A 　資料B 　３部印刷、２００会議室　１６時５０分まで　置いて。

となります。充分に内容理解できますよね。もし理解できない場合は再度最低限の助詞を読めばしっかり１文字１文字読むよりも少しでもはやくメールの内容を掴むことが出来ます。

※但し、メールを書くときには助詞をつけないと、特に目上の人は失礼や不十分と感じる方もいるので注意ください。

ユーザー辞書ツールに「単語の登録」という機能があります。よく使う言葉を単語として登録することで「一文字」変換⇨「よく使う言葉」を抽出することができるので、絶対に登録をおすすめします。

例：

名前が変わった人や、専門用語もこの登録を行うことで一瞬で抽出可能になります。私は１００パターンくらいこの登録をしていて、２〜３秒で以下の返信メールを返すことが可能です。

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

いつもお世話になっております。《いで登録》

○株式会社《○の頭文字で登録》

△事業部の□です。《△の頭文字で登録》

ご連絡頂いた件、承知致しました。《「ご」と「し」で登録》

今後とも宜しくお願い致します。《「こ」で登録》

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー

プロジェクトの報告や時系列を説明するとき、いきなり書き始めていませんか。それ非効率です。何故ならば、いきなり書き始めると、主観が自分のまま書いてしまう為、読み手に対して何が伝わっていて、何が伝わっていないか、混合してしまうからです。

２００字を超える分量をメールで記載するときは、まず大きな構成をメールに作成し、その構成に沿った形で内容を後付けしましょう。

例：【結論・相談したいこと】⇨【前回報告からの変化点】⇨【今後のスケジュール】

と大きな項目をメール文章に起こして、それに沿って詳細を記載しましょう。

メールにCCってありますよね。このCCに入っているメールは基本的に意味がない、か共有が目的です。本来は共有が目的で使用するのが正しい使われ方ですが、大企業になればなるほど、分業化が進んでいるので１００ある中の１だけ自分に関係があること、もCCでメール共有されているのが実態です。

その１を見つけるために残りの９９をしっかり読む必要、ありませんよね？

自分がTOで来ているメールと自分の仕事と関連性の高いメールをまずは認識しましょう。意味ないメールはじゃんじゃん他のボックスに振り分けて、貴重な時間を割かないよう注意が必要です。

１００分の１のメールなのに、かこつけたように「あのメールの件なんだけど」って声をかけてくる人がいるのも事実です。

そんなわかりにくいメールを書く人はその程度なので、言われたところで「見ていませんでした」って答えてもよいです。が、実際には難しいと思うので、「２．助詞は読まない」を使って、取りこぼしをしないことを目標に流し読みをしましょう。

以上、１日１００件以上のメールをさばく私が、メールの効率が誰でも簡単に上がる方法５選をお教えしました。少しでも皆さんのお役に立てれば幸いです。

３年はあっという間！